Come fare le scansioni

SCANSIONE, STRUMENTI CHE AUMENTANO L’EFFICIENZA

Con l’intento di ottimizzare i tempi e le prestazioni lavorative, vi sveliamo una soluzione vincente per le scansioni, l’archiviazione e la fruibilità dei documenti.

Oggigiorno le nostre vite personali e soprattutto lavorative sono perennemente governate dalla fretta e da ritmi piuttosto accelerati. Le cause sono da rintracciare nell’aumento della produttività che riduce al minimo i tempi dei vari processi lavorativi richiedendo spesso l’utilizzo del multitasking per portare a termine più progetti contemporaneamente. Da qui nasce l’esigenza di trovare soluzioni che aiutino i lavoratori ad alleggerire la mole di lavoro riducendo al minimo lo spreco di tempo.

 

Dalla scansione un valido aiuto

Cosa significa scansione di un documento? In informatica, con il termine scannerizzare si intende una particolare operazione che consente il passaggio dei dati da un comune documento cartaceo al medesimo documento in formato digitale, agevolandone il salvataggio e la conservazione, ma anche la trasmissione a terzi. Si tratta di un’operazione molto semplice in quanto non occorre altro che un semplice dispositivo comunemente conosciuto con il nome di scanner o lettore ottico di immagini, direttamente integrato in tutte le nostre multifunzione.

Facilitando lo svolgimento di alcune importanti attività lavorative, la scansione è oggi la funzione di gran lunga più utilizzata dalle aziende e dai professionisti sui sistemi di stampa. Non a caso, le stime dicono che il rapporto tra stampe e scansioni è di 1 a 5, nel senso che ogni mille stampe vengono effettuate cinque mila scansioni.

risparmio tempo con scansione

Scanpack Business: caratteristiche tecniche e composizione

Noi di UTAX abbiamo creato un pacchetto software che agisce proprio nell’ambito della scansione documenti rendendo più semplice, veloce e sicuri alcuni processi che vengono ancora svolti manualmente come la trasformazione di un documento cartaceo in versione word editabile.

La soluzione è stata pensata per aggiungere ancora più valore alle operazioni di scansione andando oltre la semplice digitalizzazione di un documento cartaceo. Scanpack Business è infatti composto dall’unione di due software in grado di svolgere diverse funzioni esclusive.

 

Pin Point Scan

Questo applicativo da installare direttamente sulla multifunzione include tre funzionalità principali:

La scansione e l’invio via mail che, contrariamente al tradizionale scan to mail presente di default nelle multifunzioni UTAX, permette di aggiungere del testo, di inserire una conferma di lettura e di cambiare il nome del mittente dell’email inviata dalla MFP. Direttamente collegato alla nostra postazione, Pin Point Scan è in grado di dialogare con il nostro PC avviando automaticamente il nostro account di posta elettronica e allegando i documenti scansionati all’interno di un nuovo messaggio di posta che basterà compilare con del testo e inviare a un determinato destinatario
L’archiviazione in una cartella specifica consente all’utente di rinominare il file scansionato inviandolo in una determinata cartella di destinazione scelta direttamente dalla multifunzione. Una funzione ben diversa dallo scan to folder che reindirizza le scansioni in una cartella condivisa e accessibile a tutti obbligando l’utente a tornare alla propria postazione per rinominare il file e spostarlo nella cartella desiderata
L’invio di un file sul desktop è, infine, una funzione unica che supera definitivamente il scan to mail e il scan to folder rendendo una scansione pronta alla lavorazione direttamente sul PC, eliminando il fastidio di dover recuperare un file da una cartella predefinita o addirittura dall’account di posta
scansione multifunzione stampante

Scan to OCR

Al contrario di Pin Point Scan che agevola le operazioni di archiviazione e invio delle scansioni, questo software svolge delle funzioni importantissime perché è in grado di trasformare dei documenti cartacei in file ricercabili e modificabili. Pensate a tutte le volte che avreste bisogno di modificare una lettera di cui possedete esclusivamente una copia cartacea: con scan to word è possibile scansionare la lettera e trasformarla in un documento word editabile, senza il bisogno di doverla riscrivere manualmente da capo. Lo stesso discorso vale per scan to excel, la funzione che trasforma una griglia o un estratto conto cartaceo in un documento editabile tramite un processo OCR. Al contrario delle normali scansioni che trasformano un documento cartaceo in un’immagine non ricercabile, la funzione scan to pdf di Scan to OCR permette di rendere il file scansionato in un vero e proprio PDF al cui interno è possibile digitare del testo e trovarne le corrispondenze evidenziate in giallo.

Richiedi informazioni

Per maggiori informazioni sulle soluzioni per il vostro ufficio dedicate alla scansione inviateci un messaggio.

Vi aspettiamo nella nostra sede per una consulenza e per presentarvi i nostri prodotti e servizi.

 

Condividi questa pagina: